RSV von 1920 Detmold-Klüt e.V.

Hier treibe ich Sport

RSV  von 1920 Detmold-Klüt e. V. - Datenschutzordnung (nach LSB-Vorschlag)

Präambel

Der RSV von 1920 Detmold-Klüt e. V.  verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten  (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des  Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben  der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu   erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen   Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu   gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a.   von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und   Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert   in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene  Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder  Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die   EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese   Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene   Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher   Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen   wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt   angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses   verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer,   Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts,   Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und   E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und   Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den   Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden   personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit   die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der   Verbände beantragen (z. B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an   solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über   Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der   Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die   Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus   allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen   Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die   außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt   ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten   Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten   der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und   Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname,   Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben  ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort  Allgemeine Verwaltung (dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die  Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt   sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30   DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO   erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von   betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den   jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B.   Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur   Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert.   Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an   andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung   der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen   zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine   solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine   Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte   benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im   Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand   eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als   Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das   Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der   Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der   Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account (rsv-kluet@web.de)  ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu  nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von   Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die  E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des   Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen   und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit   personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Im RSV sind weniger als 20 (neu Juli 2019) Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Daher ist kein Datenschutzbeauftragter erforderlich. Die Einhaltung des Datenschutzes überwacht die 1. Vorsitzende.
[Da im Verein in der Regel mindestens 20 (neu Juli 2019) Personen   ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten   beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu   benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die   erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner   Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der   Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines   Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu   beauftragen.]

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält (mit seinen Sportgruppen)   zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und   Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter   Öffentlichkeitsarbeit und den Abteilungen. Änderungen dürfen   ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den   Ressortleiter Allgemeine Verwaltung, die Abteilungsleiter und den   Administrator vorgenommen werden.

2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist mit   den Abteilungsleitern für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für   die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook,   Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters   Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die   Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen,   denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt   ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der   Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines   Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26   BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und   Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse   Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder   -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche   Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß   den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet   werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde dem Vorstand des   Vereins im Mai 2018 vorgeschlagen und tritt mit Veröffentlichung auf   der Homepage des Vereins in Kraft.

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